A Gestão Logística para a Administração Pública é uma solução que permite automatizar os processos de negócio da entidade pública, tais como compras; stocks e faturação, entre outros. Obtém-se assim uma otimização e agilização da estrutura organizativa e consideráveis aumentos do desempenho e da produtividade da entidade pública, conseguindo um maior retorno do investimento.
Com o template da Gestão Logística, a entidade pública desfrutará de uma visão abrangente de 360º sobre os seus processos. A flexibilidade e facilidade de adaptação às necessidades específicas, combinadas com avançadas ferramentas de análise, proporcionarão ganhos significativos no desempenho do trabalho e nos fluxos de comunicação entre profissionais.
A Gestão Logística da LynxiT foi desenvolvida com o intuito de ser uma ferramenta simples de utilizar, não sendo por isso demasiado específica, satisfaz de raiz a maioria das necessidades de cada entidade pública e abrange já vários processos complexos nas diferentes áreas da Administração Pública, privilegiando a total integração entre todos esses processos e garantindo sempre interoperabilidade com outros sistemas existentes nas entidades públicas.
PRR + Eficiente
O módulo PPR +Eficiente visa transformar a forma como as organizações gerem o seu PRR. Este módulo foi desenvolvido especificamente para ajudar as entidades públicas a gerir de forma mais próxima e eficaz a evolução do PRR, focando-se na comparação entre o valor aprovado e o valor executado, em cada momento, com todos os indicadores necessários para monitorização constante deste processo.
Registo de Aquisição
O Registo de Aquisição inicia um possível processo de compra, tendo como objetivo o registo interno de uma intenção de compra/contratação de serviço.
Abertura de Procedimento
A Abertura de Procedimento tem como objetivo o registo da proposta de compra/contratação de serviço para avaliação e consideração superior. Este processo é efetuado tendo por base o tipo de procedimento selecionado: Ajuste Direto; Ajuste Direto Simplificado; Concurso Público; Concurso Limitado Prévia Qualificação; Acordo Quadro; entre outros.
Cabimentação
A Cabimentação tem como objetivo o pedido de cabimentação da despesa ao Departamento Financeiro como garantia do pagamento da despesa ao fornecedor.
Contratos Anuais
Os Contratos Anuais permitem registar todas as variáveis existentes num contrato. Este módulo permite o lançamento de encomendas a fornecedores durante um período de tempo, sem necessidade de existir qualquer tipo de negociação adicional, proporcionando maior rapidez no processo de compras.
Encomendas a Fornecedores
Esta funcionalidade permite enviar para conferência/validação dos ACES qualquer fatura de compra registada pelos serviços centrais, com a possibilidade de incluir vários anexos. Estes documentos ficarão automaticamente disponíveis no Cube Software para validação ou rejeição pelo responsável do ACES em questão, podendo este aceder também aos anexos disponibilizados pelos serviços centrais. Este procedimento garante aos serviços centrais a confirmação da despesa por parte dos ACES.
Protocolos de Faturação
Os Protocolos de Faturação servem como suporte ao Departamento de Compras para envio de documentos para o Departamento Financeiro. Este módulo permite gerar layouts de impressão que agregam vários documentos como forma de comprovar o envio do Departamento de Compras e a Receção do Departamento Financeiro. Após elaborado um protocolo, os documentos selecionados ficam-lhe inequivocamente relacionados, existindo um rastreio completo de todas as ações desencadeadas em cada processo.
Autorização de Pagamentos
A Autorização de Pagamentos tem como objetivo o envio de um documento ao Conselho Diretivo para efetuar a autorização de pagamento de um ou vários documentos de compra. Essa autorização de pagamento, após aprovação, é enviada novamente para o Departamento de Compras que a enviará de seguida para o Departamento Financeiro.
Gestão de Necessidades
A Gestão de Necessidades permite saber quais as necessidades de compra espoletando um novo processo de aquisição baseado em cálculos/meses previamente definidos.
Sazonalidades
As Sazonalidades são um procedimento que possibilita gerir percentagens de sazonalidade entre datas para uma determinada gama de artigos. Este registo de sazonalidades interfere diretamente na sugestão de compras, cálculo de necessidades e painel de necessidades.
Parametrização e Execução do Workflow de Validação
O Workflow de Validação permite configurar quais os utilizadores que terão acesso a validar pedidos de alteração/anulação e quais as séries de documentos que estão atribuídas a cada utilizador. O workflow recebe todos os pedidos de alteração/anulação de um documento, notificando quem valida o pedido através de e-mail e, posteriormente, notificando quem pediu se o mesmo foi concedido ou não. No caso do pedido ser concedido, o utilizador terá 24 horas para efetuar a alteração/anulação, caso contrário, terá de efetuar novo pedido.
Centro de Conferência de Faturas
Esta funcionalidade permite enviar para conferência/validação dos ACES qualquer fatura de compra registada pelos serviços centrais, com a possibilidade de incluir vários anexos. Estes documentos ficarão automaticamente disponíveis no Cube Software para validação ou rejeição pelo responsável do ACES em questão, podendo este aceder também aos anexos disponibilizados pelos serviços centrais. Este procedimento garante aos serviços centrais a confirmação da despesa por parte dos ACES.
Registo de Formulário de Equipamentos
O Registo de Formulário de Equipamento permite a todas as Unidades de Saúde procederem ao registo de equipamento que será processado pelo ACES, sendo incluído posteriormente na agregação de necessidades anual ou extraordinária. Este módulo faz parte do processo de preparação do plano de aquisições anual para equipamento básico e administrativo.
Agregação de Necessidades
A Agregação de Necessidades possibilita ao ACES um conjunto de funcionalidades que possibilitam criar, de forma expedita, uma agregação de todos os formulários de equipamentos num único documento. O processo de agregação das necessidades dispõe de um controlo orçamental diferenciado entre equipamento básico e equipamento administrativo, permitindo um maior controlo sobre o orçamento atribuído ao respetivo ACES. É possível consultar em percentagem e por unidade/rúbrica o respetivo peso sobre o orçamento do ACES, através do mapa de agregação de necessidades.
Integração Contabilística
A Integração Contabilística estabelece a ligação entre o Departamento de Compras e o Departamento Financeiro e possui rotinas de geração, exportação e importação de ficheiros a partir de e para uma determinada localização pré-definida.
Pedidos
Os Pedidos contêm duas vertentes designadas por Pedidos Automáticos e Pedidos Extraordinários e têm como suporte a criação de um documento que inicia o processo de logística. O pedido automático é gerado através de uma rotina que recebe como parâmetro o(s) armazém(s) avançado(s) e tem como base o seguinte cálculo:
Pickings
Os Pickings têm como destino a criação de um documento e como objetivo a preparação de mercadoria para fornecimento dos armazéns avançados. O documento Picking é gerado com base na quantidade pedida versus o stock disponível no armazém central. A gestão de stocks disponíveis para picking é feita de forma calculada, através da análise de outros pickings em simultâneo (quantidades a aguardar preparação, quantidades prontas para expedir), sendo que as quantidades do picking são sugeridas automaticamente pelo sistema. No entanto, o utilizador tem controlo total sobre todos os procedimentos. Este módulo funciona na sequência do módulo Pedidos.
Expedição
A Expedição tem como objetivo efetuar a transferência de mercadoria entre o armazém central e o armazém avançado. A transferência é feita de forma automática, apenas com a indicação do utilizador e através do picking já finalizado.
Carregamento e Entrega
O Carregamento e Entrega permite proceder ao registo do carregamento de volumes de pickings nos Terminais Portáteis e posterior registo de entrega no destino. Com este módulo também é possível aos terminais portáteis operarem em modo offline permitindo-lhes percorrer qualquer rota de distribuição.
As diferentes fases deste módulo são:
Carregamento
Entrega
Níveis de Stock
Os Níveis de Stock têm como objetivo a gestão do stock mínimo, ponto de encomenda e stock máximo do artigo/armazém. A atribuição dos níveis de stock engloba todos os artigos parametrizados para sugestão automática e poderá ser sugerida pelo Software, através do consumo médio mensal de cada artigo/armazém.
Gestão de Stocks
A Gestão de Stocks tem como objetivo o cruzamento dos dados reais de stock com os níveis de stock atribuídos a cada artigo/armazém. A gestão de stocks na cadeia de logística apresenta como primeiro objetivo a eficaz reposição de stocks nos armazéns avançados, através da manutenção de elevados níveis de serviço do armazém central.
Inventários Físicos
Os Inventários Físicos têm como objetivo a contagem de stocks real e sua valorização numa determinada data. A contagem de stocks dá origem a um relatório de excessos/faltas, resultante da comparação do stock real com o stock do Software.
Receção de Mercadorias
A Receção de Mercadorias trata a entrada e conferência de mercadoria que advém de uma encomenda a fornecedor, ou de uma transferência interna para o armazém central.
Sazonalidades
Esta funcionalidade possibilita gerir as percentagens de sazonalidade entre datas para uma determinada gama de artigos. Este registo de sazonalidades interfere diretamente na sugestão de compras, cálculo de necessidades e painel de necessidades.
Sugestão de Transferência entre Armazéns Centrais
Esta funcionalidade permite criar sugestões de transferência de mercadoria entre os armazéns centrais tendo por base de cálculo as seguintes variáveis:
Níveis de Stock e Reposição de Artigos
Esta funcionalidade permite ratear os níveis de stock para artigos que se encontrem com restrições no fornecimento. Os níveis de stock originais são armazenados em arquivo, os quais poderão ser carregados a qualquer momento, repondo os níveis de fornecimento para os valores existentes antes do rateamento.
Transferência entre Armazéns Avançados
Esta funcionalidade permite criar transferências de mercadoria entre os armazéns avançados, tendo por objetivo materializar os empréstimos de mercadoria que atualmente ocorrem entre as diferentes unidades, e que não se refletem nos stocks das mesmas.
Integração Contabilística
A Integração Contabilística estabelece a ligação entre o Departamento da Logística e o Departamento Financeiro e possui rotinas de geração e exportação de ficheiros para uma determinada localização pré-definida.
Pré-Faturação
A Pré-Faturação permite iniciar um processo de faturação através de um documento interno não certificado. O objetivo deste módulo é juntar toda a informação relativa ao processo de faturação num modelo muito semelhante ao documento final de faturação. Com este modelo será possível as Unidades de Saúde criarem um documento interno que servirá de base à faturação dos Serviços Financeiros.
Workflow de Validação
Todos os documentos de Pré-Faturação criados pelas Unidades de Saúde entram num processo de workflow de validação. Neste módulo encontram-se definidos os níveis de validação até ao registo dos documentos no módulo de Faturação. Todo o workflow tem suporte de notificações automáticas pelos intervenientes do mesmo.
Faturação nos Serviços Centrais
A Faturação nos Serviços Centrais permite registar todas as variáveis existentes num processo de faturação a qualquer tipo de entidade. O registo da informação minuciosa, bem como o histórico, de todo o processo da entidade é de extrema importância e, por essa razão, completamente salvaguardado. O catálogo de Serviços e Taxas Moderadoras disponível é dinâmico, podendo ser configurado a qualquer momento de modo a cumprir com as exigências legais.
Tabelas de Preços
As Tabelas de Preços permitem definir o preço unitário de um serviço das seguintes formas:
Ofícios
Os Ofícios permitem a agregação de documentos de faturação por entidade e têm como finalidade a elaboração de um relatório para acompanhar o envio dos documentos.
Recebimentos
Os Recebimentos permitem a elaboração de um Recibo à entidade e respetiva atualização da Conta-Corrente.
Conta-Corrente
A Conta-Corrente tem como finalidade o cruzamento detalhado de todos os documentos de faturação e o respetivo valor em aberto.
Guias de Transporte
As Guias de Transporte permitem a criação de Guias de Transporte para entidades e fornecedores e a respetiva comunicação com a Autoridade Tributária.
Faturação nos Centros de Diagnóstico Pneumológico | Faturação de Microbacteriologia nos Centros de Diagnóstico Pneumológico
Este módulo permite registar todas as variáveis existentes num processo de faturação de Taxas Moderadoras a qualquer tipo de entidades. O registo minucioso da informação, bem como o histórico, de todo o processo da entidade é de extrema importância e, por essa razão, completamente salvaguardado. O catálogo de serviços e taxas moderadoras disponível é dinâmico, podendo ser configurado a qualquer momento de modo a cumprir com as exigências legais.
Faturação na Saúde Pública
A Faturação na Saúde Pública possibilita registar todas as variáveis existentes num processo de faturação de Taxas Moderadoras a qualquer tipo de entidades. O registo minucioso da informação, bem como o histórico de todo o processo da entidade é de extrema importância e, por essa razão, completamente salvaguardado. O catálogo de serviços e taxas moderadoras disponível é dinâmico, podendo ser configurado a qualquer momento de modo a cumprir com as exigências legais.
Registo Nacional de Utentes (RNU)
O Registo Nacional de Utentes permite aceder aos dados existentes no diretório do RNU, possibilitando assim uma maior fiabilidade e rapidez no preenchimento dos dados da ficha de cliente/utente.
Integração Contabilística
A Integração Contabilística estabelece a ligação entre o Departamento de Faturação e o Departamento Financeiro e possui rotinas de geração e exportação de ficheiros para uma determinada localização pré-definida.
SAFT-PT
Geração do ficheiro em formato XML com o objetivo de extrair, através de uma exportação fácil, e em qualquer altura, um conjunto predefinido de documentos de faturação, documentos de transporte e recibos emitidos pelos serviços centrais, bem como nos Centros de Diagnóstico Pneumológico e Saúde Pública.
Receberá periodicamente informações sobre novidades do Software; notícias; eventos; demos e campanhas relacionadas com o Software LynxiT.